Publicado el 10 de mayo de 2026
El registro horario digital es el sistema electrónico mediante el cual una empresa registra, almacena y gestiona las horas de entrada y salida de cada trabajador. No es un concepto nuevo: desde el Real Decreto-ley 8/2019, todas las empresas en España están obligadas a controlar la jornada laboral de sus empleados. Lo que cambia ahora es el soporte: el papel y las hojas de Excel dejan de ser válidos.
El Gobierno aprobará la nueva normativa de fichaje digital antes del verano de 2026. Cuando el texto se publique en el BOE, las empresas tendrán solo 20 días para cumplir. No meses, no trimestres: 20 días. Por eso la preparación previa no es una opción, es una necesidad.
La nueva regulación va más allá de simplemente registrar la hora de entrada y salida. Establece requisitos concretos sobre cómo debe funcionar el sistema:
En resumen: el sistema debe ser digital, accesible y verificable. Un Excel con contraseña o un PDF firmado no cumplen estos requisitos.
La obligación de contar con un registro horario digital afecta a todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena, independientemente de su tamaño, sector o número de empleados. No existe un umbral mínimo de plantilla.
Esto incluye:
Muchas pymes se preguntan si siendo pequeñas pueden quedar exentas. La respuesta es no. La normativa no distingue por tamaño: si tienes empleados, debes registrar su jornada de forma digital.
Implantar un sistema de registro horario digital no tiene por qué ser un proceso largo ni costoso. Estos son los cuatro pasos esenciales:
El objetivo no es solo cumplir la ley: un buen sistema de registro horario también reduce conflictos laborales, facilita la gestión de horas extra y mejora la planificación del equipo.
Uno de los cambios más importantes de la nueva normativa es la comprobación telemática. La Inspección de Trabajo podrá acceder a los registros de jornada de tu empresa sin necesidad de visitar físicamente las instalaciones.
Esto significa que el sistema que utilices debe:
Importante: no cualquier herramienta vale
Un sistema donde el propio empleado puede editar su registro sin trazabilidad, o que no permita exportar datos, no cumplirá con los requisitos de la nueva normativa. Revisa que tu herramienta actual cumpla estos mínimos antes de que llegue el BOE.
El incumplimiento de la obligación de registro de jornada se sanciona según el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). La nueva normativa prevé además una multa específica de hasta 10.000 euros por trabajador afectado.
Ten en cuenta que la multa por trabajador puede acumularse. Una empresa con 20 empleados sin registro digital podría enfrentarse a una sanción de hasta 200.000 euros. No es un riesgo que valga la pena asumir cuando la solución es sencilla y asequible.
Si ya usas una herramienta de control horario, la buena noticia es que probablemente estás más cerca del cumplimiento que la mayoría. Pero conviene revisar algunos puntos clave antes de asumir que todo está en orden:
Si alguna de estas respuestas es no o "no estoy seguro", merece la pena evaluar si tu herramienta actual cumplirá los requisitos de la nueva normativa. Hacerlo ahora, antes de que llegue el BOE, es mucho más tranquilo que hacerlo con el contador corriendo.
La realidad de muchas pymes es que el control horario está en un sitio, las vacaciones en otro, las nóminas en un tercero y los turnos en un Excel que nadie actualiza. Cuando llega una inspección o surge un conflicto laboral, reconstruir la información se convierte en un problema mayor que el original.
La nueva normativa es una oportunidad para poner orden de una vez. Timenow centraliza todo en una sola herramienta:
Sin permanencia. Se configura en minutos. Para que puedas centrarte en hacer crecer tu empresa en lugar de perseguir plazos legales.
Control horario, vacaciones, turnos y gastos. Todo incluido.
Empezar ahoraEl Gobierno aprobará la nueva normativa antes del verano de 2026. Una vez publicada en el BOE, las empresas tendrán 20 días para cumplir. No hay una fecha exacta confirmada aún, pero el margen de adaptación es muy corto, por lo que conviene prepararse antes.
No. La nueva normativa prohíbe expresamente los métodos manuales, incluidos los libros de firmas, los ficheros físicos y las hojas de cálculo como Excel. El sistema debe ser electrónico, con marca de tiempo verificable y acceso para la Inspección de Trabajo.
La obligación de registro horario digital aplica a todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena, independientemente del tamaño. No existe un umbral mínimo de plantilla. Si tienes aunque sea un empleado, debes cumplir con la normativa.
La nueva normativa prevé multas de hasta 10.000 euros por trabajador afectado. Además, la LISOS contempla sanciones de hasta 187.515 euros para infracciones muy graves. En una empresa de 20 personas, el incumplimiento podría suponer una sanción de hasta 200.000 euros.
Sí. Los empleados en remoto también están sujetos a la obligación de registro de jornada. El sistema debe permitir fichar desde cualquier dispositivo y ubicación. Herramientas como Timenow funcionan desde móvil, tablet u ordenador, independientemente de dónde esté el empleado.
El registro de jornada es el punto de partida para calcular correctamente las horas trabajadas, las horas extra, los permisos y las vacaciones. Cuando está integrado en una herramienta de RRHH como Timenow, toda esta información fluye sola: no hay que cruzar datos manualmente ni arriesgarse a errores en las nóminas.
